Cadastro de beneficiários e famílias: qual é a importância?

Para ter uma boa gestão estratégica, todas as entidades do terceiro setor precisam se preocupar em realizar um cadastro completo de seus beneficiários.

Afinal, o cadastro das famílias ajuda a manter a rotina organizada e o fluxo de trabalho mais dinâmico.

Além disso, ele traz mais facilidade e agilidade na hora de realizar a prestação de contas, assim como cumprir com as suas obrigações legais.

Vamos aprender mais sobre o assunto?

Conheça agora mesmo quais são as principais vantagens (e os motivos pelos quais) você deve realizar o cadastro de beneficiários e famílias da sua ONG.

Vamos lá? Boa leitura!

Otimizar o fluxo interno

O cadastro ajuda a promover uma gestão interna mais eficaz.

Dessa maneira, manter registrado todas as pessoas que recebem as doações ou são beneficiadas de alguma maneira (como famílias, crianças, etc) é essencial para:

• evitar que a mesma família seja beneficiada duas vezes no mesmo mês, enquanto outra ainda não recebeu nenhuma ajuda;
• analisar a média de doações necessárias até que a família conquiste a sua independência;
• criar um roteiro otimizado de entregas, organizando melhor a logística com base no mapeamento dos endereços das famílias;
• criar uma gestão baseada em dados, visto que você poderá contar com relatórios inteligentes que ajudam a tomar decisões mais assertivas;
• ter menos trabalho e burocracia na hora de realizar a prestação de contas e emitir os relatórios necessários.

Contar com a ajuda de relatórios completos

Ao cadastrar as famílias e os beneficiários do projeto, você consegue ter uma visão analítica muito mais precisa sobre as ações realizadas na entidade.

Dessa maneira, é possível compreender se os objetivos do projeto estão sendo alcançados.

Além disso, como vimos, é uma forma para promover uma gestão eficiente, visto que você pode emitir relatórios importantes para conhecer melhor o público, como é o caso dos dados demográficos:

• gênero;
• idade;
• escolaridade;
• ocupação;
• renda;
• estado civil;
• entre outros.

>> Você também pode gostar de ler: Gestão eficiente: Conheça os 7 passos de uma entidade de sucesso.

Criar uma relação mais próxima e humanizada com os beneficiários

Quando você realiza um cadastro completo, coleta muitos dados importantes que ajudam a manter uma relação próxima e humanizada com todos os beneficiários.

Por exemplo, você pode registar a sua data de nascimento e enviar um presente ou fazer uma ligação no dia do seu aniversário.

Além disso, é uma maneira para conhecer melhor as famílias, entender quais são as suas reais necessidades, preferências, gostos, estilo e muito mais. Tudo isso ajuda a ter novas ideias para implementar na ONG.

Dessa maneira, é uma forma inteligente para aperfeiçoar as ações e atividades sempre voltadas em atender às necessidades dos beneficiários.

Assim, você desenvolve uma relação de confiança e proximidade com o seu público. Além disso, é possível melhorar a comunicação e prestar, cada vez mais, serviços de qualidade.

Tornar a gestão mais estratégica

Quando você utiliza o cadastro de beneficiários como uma ferramenta de gestão, começa a tomar decisões baseadas em dados reais da ONG — e não com base no “achismo” ou suposições.

Por exemplo, ao analisar os relatórios, você pode descobrir que, ao invés de arrecadar fraldas para doações, você precisa conseguir mais leite.

Ou, ao invés de leite, é preciso aumentar o consumo de carne e ovos em uma determinada família.

Outra situação: uma família descobriu que tem 2 filhos com doença celíaca. Então, eles não podem consumir absolutamente nada que contenha glúten.

Nesse caso, a alimentação costuma ser mais cara. Por isso, você precisa começar a enviar uma cesta básica mais personalizada para aquela família.

Caso contrário, as crianças podem sofrer danos irreversíveis para a sua saúde — a doença celíaca, se não tratada, pode levar o paciente ao óbito.

Enfim, esse é apenas um exemplo de restrição alimentar (de muitos que existem).

Portanto, o cadastro é essencial para conhecer melhor o público e começar a investir em ações mais personalizadas para suprir as suas necessidades e realmente ajudar.

Ajudar a realizar a prestação de contas

A prestação de contas é uma obrigação de todas as entidades do terceiro setor. Afinal, você deve seguir todas as regulamentações e normas do Marco Regulatório do Terceiro Setor.

Uma das imposições é que você deve comprovar as ações e atividades realizadas nos projetos, analisando os seus resultados.

Então, se você tiver um cadastro completo das famílias beneficiadas, assim como um histórico completo, é uma forma inteligente para comprovar que as ações foram, de fato, realizadas.

Além disso, no cadastro, você pode incluir:

• data da entrega;
• responsável pela entrega;
• o que foi entregue;
• nome completo de quem recebeu;
• dados completos de quem recebeu;
• endereço da entrega;
• assinatura do beneficiário.

Assim, também pode anexar fotos das entregas, assim como coletar depoimentos das famílias. Tudo isso é importante para comprovar que as ações foram realizadas.

Esse histórico completo você guarda para realizar a prestação de contas. Porém, os relatórios resumidos (obviamente, sem os dados pessoais das famílias beneficiadas) devem ser divulgados publicamente.

Assim, é uma forma para comprovar as atividades, conquistar mais credibilidade e transparência na gestão.

Ah! Lembre-se de que, sempre que falamos em dados, você deve ter atenção com a LGPD.

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Você gostou de aprender mais sobre a importância do cadastro de beneficiários e famílias na sua ONG?

Se sim, aproveite para conhecer também o nosso conteúdo sobre: Software terceiro setor: 10 dicas para escolher o melhor. Até o próximo conteúdo!