Como gerenciar hospedagem em OSCs com mais agilidade usando o HYB

Para muitas organizações da sociedade civil (OSCs), oferecer hospedagem a beneficiários é parte essencial do trabalho. No entanto, gerenciar reservas, controlar entradas e saídas e manter registros organizados costuma ser um desafio, especialmente quando tudo é feito de forma manual ou espalhado em várias planilhas. Pensando nisso, o Software HYB acaba de lançar uma ferramenta prática e intuitiva para centralizar todo o processo de hospedagem em OSCs em um só lugar, reduzindo o retrabalho e garantindo mais eficiência para sua instituição. 

O que é o novo submódulo de Hospedagem em OSCs do HYB? 

Essa nova funcionalidade está disponível dentro do módulo Apoio do HYB e foi criada para facilitar a gestão de unidades que recebem hóspedes. A partir dele, você pode fazer desde o cadastro de categorias de quartos até reservas completas com check-in, check-out e controle de consumo. 

Tudo isso com o padrão HYB de integração entre áreas, segurança de dados e personalização. 

Quais recursos estão disponíveis? 

A funcionalidade de hospedagem em OSCs oferece uma série de ferramentas para ter uma gestão mais profissional e ágil: 

• Cadastro de categorias de unidades (ex: quartos individuais, por gênero, etc.) 
• Gestão de unidades de hospedagem (com informações de capacidade e posição no mapa) 
• Mapa interativo de ocupação por dia e unidade 
• Reserva com dados completos do beneficiário e acompanhante, se houver 
• Check-in e check-out digital 
• Registro de consumo do hóspede (alimentação, produtos, etc.) 
• Bloqueio temporário de unidades (por reformas ou manutenção) 
• Relatórios e auditoria de movimentações 
• Controle de permissões por perfil de usuário 

Como funciona na prática a hospedagem em OSCs? 

A jornada de uso da nova ferramenta de hospedagem dentro do HYB foi pensada para ser intuitiva, segura e adaptável às necessidades específicas de cada organização. Abaixo, você confere o fluxo principal para implementar e usar o recurso de forma eficiente: 

1. Configuração inicial: categorias e unidades de hospedagem 

Tudo começa com o cadastro das categorias de unidades, que funcionam como agrupadores para os diferentes tipos de acomodações que sua OSC oferece, por exemplo: “Quarto Feminino”, “Suíte Individual”, etc. 

Depois, você cadastra as unidades de hospedagem, que são os espaços reais que irão receber os hóspedes. Cada unidade pode conter: 

• Nome do quarto/unidade 
• Capacidade máxima de pessoas 
• Posição no mapa (útil para localização e planejamento) 
• Categoria associada 
• Descrição complementar 

Essa organização inicial permite que o sistema funcione com clareza, refletindo a realidade da sua estrutura física. 

2. Visualização estratégica com o Mapa de Unidades 

Com as unidades cadastradas, você pode acessar o Mapa de Unidades, uma visualização em formato de calendário semanal que mostra todas as unidades e suas ocupações ao longo dos dias. 

O mapa é dinâmico e colorido, permitindo identificar rapidamente unidades: 

• Disponíveis 
• Reservadas 
• Ocupadas 
• Bloqueadas (para manutenção, por exemplo) 

Essa visão geral ajuda a equipe a tomar decisões rápidas, evitar conflitos de agendamento e organizar o espaço de forma mais eficiente. 

3. Cadastro de reservas completo e personalizável 

No próprio mapa ou no menu de reservas, é possível cadastrar novas estadias. A tela de reserva permite: 

• Buscar e selecionar um beneficiário já cadastrado (ou cadastrar um novo) 
• Incluir acompanhantes, se necessário 
• Definir o período da estadia com datas de entrada e saída 
• Escolher entre as opções de reservar, hospedar diretamente ou bloquear a unidade 

As reservas ficam registradas no sistema e aparecem tanto no mapa quanto na visão geral, facilitando o acompanhamento em tempo real. 

4. Check-in e Check-out com apenas alguns cliques 

Quando o hóspede chega, basta localizar a reserva no mapa e realizar o check-in. O sistema atualiza automaticamente o status da unidade para “ocupada”. 

Na saída, após finalizado qualquer consumo registrado (como refeições ou produtos), o sistema permite fazer o check-out da pessoa, liberando novamente a unidade. 

Esses registros são essenciais para garantir controle e rastreabilidade, inclusive para prestação de contas ou auditorias internas. 

5. Registro de consumo durante a hospedagem 

Durante a estadia, é possível registrar tudo o que o hóspede consumiu. Basta acessar a reserva e inserir os itens (já previamente cadastrados no módulo de Compras). Isso inclui produtos (alimentação, higiene, vestuário), etc. 

Essas informações ajudam a gerar relatórios mais completos e controlar melhor os recursos utilizados pela organização. 

6. Bloqueios temporários de unidades 

Se uma unidade precisa passar por manutenção, limpeza profunda ou qualquer indisponibilidade, é possível fazer o bloqueio temporário da vaga. Assim, evita-se reservas indevidas e o time sabe exatamente o status real do espaço. 

7. Relatórios e permissões de acesso 

Toda movimentação feita no módulo de hospedagem é registrada e pode ser consultada em relatórios de auditoria, garantindo transparência e histórico detalhado. Além disso, você pode definir diferentes níveis de permissão para usuários, protegendo dados sensíveis e evitando alterações indevidas. 

Mais controle, mais tempo para o que importa 

A nova ferramenta de Hospedagem em OSCs foi pensada especialmente para organizações do terceiro setor que precisam otimizar sua operação e fortalecer o impacto social. Automatizar esse processo significa menos tempo com burocracias e mais energia dedicada à missão da sua OSC. 

---

Se você deseja profissionalizar a gestão da sua ONG e maximizar seus resultados, o HYB é a solução ideal. Com funcionalidades avançadas e segurança garantida sua organização pode focar no que realmente importa: gerar impacto positivo na sociedade.

Quer saber mais? Solicite uma apresentação gratuita e descubra como o HYB pode transformar a sua gestão!