Transformação digital na AGEA: centralização, controle e transparência com o HYB 

A Associação Gaúcha de Economiários Aposentados, a AGEA, vive um momento de renovação. Com uma nova diretoria empossada no final de abril de 2025, a entidade identificou rapidamente a necessidade de modernizar seus processos internos e dar mais transparência às informações que sustentam as decisões estratégicas. 

Segundo o Diretor Administrativo Marcos Mazutti de Castro, a AGEA reúne hoje mais de 2.600 associados distribuídos em 13 regionais no Rio Grande do Sul. Cada uma delas conta com representantes responsáveis por manter o relacionamento com os associados da sua área. No entanto, antes da reestruturação, esse trabalho acontecia com informações descentralizadas e modelos de gestão diferentes em cada regional. 

“Era difícil até saber quantos associados existiam em determinada região. Cada gestor local fazia o controle à sua maneira”, contou Marcos. 

Foi nesse cenário que a AGEA buscou uma solução capaz de unificar dados, padronizar processos e facilitar o planejamento administrativo. A escolha levou à implementação do HYB.

Centralização que transforma a rotina da AGEA 

Com o HYB, a AGEA passou a ter uma visão completa e organizada das informações. Hoje, qualquer representante regional pode acessar os dados dos associados sob sua responsabilidade, incluindo telefone, e-mail e endereço, de forma simples e segura. 

A mudança trouxe impacto direto na gestão diária. Marcos destaca que o sistema se tornou “uma facilidade de gestão maravilhosa” e que a modernização passou obrigatoriamente por adotar uma plataforma centralizada. 

A equipe do HYB realizou reuniões iniciais para entender as necessidades da associação e estruturar o sistema para atender cada área: cadastro, financeiro, projetos, contratos e patrimônio. 

A partir disso, todos os dados que antes se espalhavam por planilhas, e-mails ou documentos físicos passaram a integrar um único ambiente. 

Projetos que geram previsibilidade e planejamento 

Um dos ganhos mais significativos veio com o controle de projetos. A AGEA realiza mensalmente o evento Conexão Entre Nós, que reúne atividades culturais, palestras e encontros na sede da associação. Até então, não havia clareza sobre os gastos de cada edição ou do acumulado anual. 

Com o HYB, tudo mudou. 

Agora, cada evento é lançado como projeto, com início, fim, orçamento e itens vinculados. No encerramento do mês, a associação sabe exatamente quanto cada Conexão Entre Nós custou. No fim do ano, terá um histórico completo que permitirá estimar com precisão o orçamento do próximo ciclo. 

Além disso, bens e patrimônio agora estão organizados dentro do módulo de inventário, garantindo rastreabilidade e segurança das informações. 

Revisão e organização completa dos contratos 

A Diretora de Saúde, Nara Lucia Lago, liderou a revisão dos contratos da AGEA, especialmente na área da saúde. Cada documento foi analisado, renegociado e atualizado diretamente dentro do HYB. 

Segundo ela, o sistema permite armazenar: 

• histórico de reuniões 
• propostas iniciais 
• contratos assinados 
• condições renegociadas 
• detalhes de reajuste e vencimento 
• contatos responsáveis 

Com isso, as equipes têm acesso rápido às informações, e a gestão ganha mais transparência. Também é possível controlar o acesso, garantindo que apenas os perfis autorizados visualizem determinados contratos. 

Além disso, o registro das visitas e negociações fica salvo no cadastro do fornecedor, formando um histórico útil para gestões futuras. 

Tecnologia que prepara a AGEA para o futuro 

Um dos pontos destacados pela diretoria é a integração entre o novo site da AGEA e o HYB. A associação poderá incluir no site um botão para novos cadastros, permitindo que a ficha do associado já seja criada automaticamente no sistema, sem retrabalho ou digitação manual. 

Isso abre espaço para: 

• campanhas de arrecadação 
• campanhas de vacinação 
• eventos e inscrições 
• projetos sociais estruturados 

A recente campanha de vacinação contra herpes zoster, por exemplo, já pode ser cadastrada como projeto, permitindo acompanhar cidades atendidas, faixas etárias e indicadores, sempre respeitando a LGPD. 

Transparência e legado para as próximas gestões 

A atual diretoria assumiu precisando buscar informações dispersas para entender o funcionamento da associação. Com o HYB, o cenário será diferente. 

A plataforma registra todo o histórico, permitindo que futuras gestões tenham acesso a dados atualizados e organizados, garantindo continuidade administrativa e preservando o legado do trabalho realizado. 

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