Convênio com a prefeitura: como sua OSC negocia e executa parcerias municipais

O convênio com a prefeitura é uma das fontes de recursos mais relevantes para as OSCs brasileiras. Também é uma das mais mal compreendidas. Muitas organizações chegam ao processo sem saber o que o poder público vai exigir, o que pode ser gasto, como documentar e o que acontece se algo der errado na prestação de contas. Este guia existe para mudar esse quadro.

O primeiro ponto: “convênio com a prefeitura” não é mais o termo correto

Até 2017, o instrumento mais comum para formalizar parcerias entre o poder público e organizações sem fins lucrativos era o convênio. Com a entrada em vigor da Lei 13.019/2014, o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (MROSC), os convênios foram substituídos por três instrumentos específicos: o Termo de Colaboração, o Termo de Fomento e o Acordo de Cooperação. Desde 2017, essa é a regra para os municípios. O termo convênio com a prefeitura ainda circula na linguagem cotidiana do setor, mas juridicamente ele não regula mais as parcerias entre prefeituras e OSCs.

Termo de Colaboração: quando a prefeitura propõe

No Termo de Colaboração, é a administração pública quem tem a iniciativa da parceria. A prefeitura identifica uma demanda, define o objeto e o plano de trabalho, e abre chamamento público para selecionar uma OSC que execute o que foi proposto. O recurso financeiro vem do poder público e a OSC assume a execução dentro dos parâmetros estabelecidos no edital e no plano de trabalho aprovado.

Termo de Fomento: quando a OSC propõe

No Termo de Fomento, a iniciativa vem da organização. A OSC apresenta um projeto de interesse público, a administração pública avalia e, se aprovado, formaliza a parceria com transferência de recursos para apoiar a execução. Em regra, o Termo de Fomento também exige chamamento público para seleção da organização, salvo nas hipóteses de dispensa ou inexigibilidade previstas na lei.

Acordo de Cooperação: quando não há repasse de recursos

O Acordo de Cooperação formaliza parcerias que não envolvem transferência de recursos financeiros do poder público para a OSC. São acordos baseados em compartilhamento de expertise, espaço físico, equipamentos ou ações conjuntas. Por não envolver recursos públicos, o Acordo de Cooperação pode, em alguns casos, dispensar o chamamento público.

O chamamento público: como funciona a seleção

O chamamento público é a regra geral para a seleção de OSCs nas parcerias com o poder público. Funciona como um processo seletivo transparente e impessoal: a prefeitura publica um edital com os requisitos da parceria, as OSCs apresentam suas propostas, uma comissão avalia e classifica, e a organização selecionada é habilitada para celebrar o termo.

A lei prevê duas exceções ao chamamento público: a dispensa, aplicável em situações específicas como emergências, organizações de notória especialização ou valores abaixo de determinado limite; e a inexigibilidade, quando apenas uma organização reúne as condições técnicas e operacionais para executar o objeto da parceria. Ambas exigem justificativa formal e são interpretadas de forma restritiva.

Os requisitos que sua OSC precisa cumprir antes de participar – Convênio com a prefeitura

A Lei 13.019/2014 estabelece nos arts. 33 e 34 os requisitos que toda OSC precisa atender para firmar parceria com o poder público. Entre os principais: ter estatuto social com objetivos relacionados ao objeto da parceria, ter pelo menos um ano de existência jurídica com CNPJ ativo, possuir experiência prévia comprovada na área de atuação, estar em situação regular perante o Fisco (certidões negativas válidas), não ter impedimentos nos cadastros de restrições (CADIN, SIAFI, CAUC), ter escrita contábil regular e não ter dirigentes condenados por determinados crimes.

Muitos municípios também exigem o cadastro da organização em plataformas próprias antes de qualquer processo seletivo. Vale verificar com a secretaria responsável qual é o fluxo local, já que a lei federal permite que os municípios estabeleçam regulamentações complementares por decreto.

O plano de trabalho: o documento que sustenta tudo

O plano de trabalho é o coração da parceria. É ele que define o que será feito, com quem, em quanto tempo, com qual orçamento e que resultados serão entregues. Qualquer gasto que não esteja previsto no plano de trabalho aprovado é potencialmente uma despesa irregular na prestação de contas. Por isso, a elaboração do plano exige atenção técnica e realismo orçamentário antes da assinatura do termo.

O art. 22 da Lei 13.019/2014 define o conteúdo mínimo do plano de trabalho: descrição do objeto e das metas a alcançar; previsão de receitas e despesas com detalhamento; cronograma de execução das atividades; definição dos responsáveis técnicos; e indicadores quantitativos e qualitativos para avaliação dos resultados. Qualquer alteração relevante no plano de trabalho durante a execução precisa ser aprovada formalmente pelo poder público antes de ser implementada.

Durante a execução: as regras que determinam aprovação ou glosa na prestação de contas

A execução financeira da parceria segue regras rígidas. Os recursos precisam ser depositados em conta bancária específica aberta exclusivamente para a parceria: misturar recursos da parceria com outras contas da organização é uma das causas mais comuns de glosa. Todas as despesas precisam ser documentadas com nota fiscal ou recibo equivalente, em nome da OSC e com CNPJ do fornecedor. Despesas pagas em dinheiro, sem comprovante idôneo ou fora do período da parceria não são aceitas na prestação de contas.

A aquisição de bens e serviços com recursos da parceria também segue regras de pesquisa de preços e, dependendo do valor, exige processo de cotação documentado. Os bens adquiridos passam a integrar o patrimônio da OSC ao final da parceria, salvo disposição contrária no termo.

A prestação de contas: o que a prefeitura vai analisar

A prestação de contas é dividida em duas frentes: a execução do objeto (o que foi feito na prática, comparado ao que estava no plano de trabalho) e a execução financeira (como os recursos foram gastos, com que documentação e dentro de quais regras). O poder público analisa relatórios de execução das atividades, relatórios financeiros, comprovantes de despesas, lista de bens adquiridos e evidências dos resultados alcançados.

As glosadas mais frequentes nas prestações de contas de municípios envolvem: despesas sem nota fiscal idônea, pagamentos fora do período de vigência, desvio de finalidade (gasto em algo não previsto no plano de trabalho), ausência de pesquisa de preços e movimentação financeira fora da conta específica. Cada uma dessas situações pode resultar em devolução dos recursos ao erário.

Como o HYB apoia a execução e a prestação de contas

O controle financeiro de uma parceria com o poder público exige que cada lançamento seja rastreável por fonte de recurso, período e finalidade. No HYB, é possível criar centros de custo separados por parceria, vinculando cada despesa e cada receita ao projeto específico. Isso garante que o relatório financeiro da prestação de contas seja gerado a partir dos mesmos dados do sistema, sem necessidade de reconstrução manual de planilhas ao final de cada período.

O HYB Drive permite que os comprovantes de despesas fiquem vinculados diretamente a cada lançamento financeiro, facilitando a organização documental exigida na prestação de contas. O log de operações por usuário e data também gera a trilha de auditoria que o poder público pode solicitar durante a análise da execução.