Gestão de múltiplas unidades no HYB: como controlar filiais, núcleos e regionais em um único sistema

Muitas OSCs chegam a um momento de crescimento que traz um desafio específico: a organização opera em mais de um lugar, dois núcleos de atendimento, uma sede e múltiplas unidades, filiais em cidades diferentes e cada unidade precisa de autonomia operacional, mas a diretoria precisa de visão consolidada.

Sem um sistema que suporte essa estrutura, o resultado é quase sempre o mesmo: cada unidade cria suas próprias planilhas, os dados não conversam, os relatórios financeiros misturam receitas e despesas de unidades diferentes, e a diretoria não consegue saber, de forma simples, como cada núcleo está performando individualmente.

O HYB resolve esse problema por meio de três mecanismos que trabalham juntos: Centro de Custos para segregação financeira por unidade, Projetos para organização das atividades por núcleo, e Permissões de Usuário para controlar quem vê o quê. Este artigo mostra como configurar cada um e o que cada perfil de usuário passa a enxergar depois da configuração.

Os 3 mecanismos de gestão de múltiplas unidades no HYB

Pilar 1 – Centro de Custos: segregação financeira por unidade

O Centro de Custos é o mecanismo principal para separar financeiramente as unidades dentro do HYB. Acesse Financeiro → Configurações → Centro de Custos e crie um registro para cada unidade da entidade, por exemplo: Sede, Núcleo Porto Alegre, Núcleo Caxias do Sul, Regional Sul.

Cada Centro de Custos tem três abas de configuração. Na aba Geral, defina o código e o nome da unidade, na aba Classificação Financeira, selecione quais categorias de receita e despesa são elegíveis para essa unidade, isso evita que lançamentos de uma unidade apareçam com as classificações de outra. Na aba Usuários, defina quem tem acesso a esse centro de custos e com qual nível: Nenhuma, Leitura ou Completa.

No dia a dia, cada lançamento financeiro, receita, despesa, conta a pagar, conta a receber, pode ser vinculado a um centro de custos específico. Isso significa que no final do mês, em vez de um único relatório financeiro que mistura tudo, é possível gerar um relatório por unidade: quanto cada núcleo recebeu, quanto gastou e qual o saldo de cada um.

O dashboard do HYB também respeita as permissões de centro de custos: um usuário que tem acesso apenas ao Núcleo Porto Alegre vê no painel somente os saldos e movimentações daquela unidade. Um usuário administrador vê tudo consolidado.

Pilar 2 – Projetos: organização das atividades por unidade

Enquanto o Centro de Custos organiza o financeiro, os Projetos organizam as atividades. Em Projetos → Projetos, cada projeto pode ser vinculado a uma área de atuação (Apoio, Saúde, Educação, Assistência Social) e a um gerente responsável, que pode ser o coordenador de cada unidade.

Dentro de cada projeto, a aba Usuários define quem tem acesso, com permissão Completa (edição) ou apenas Leitura. Isso significa que projetos da unidade de Caxias do Sul ficam acessíveis apenas para a equipe local, enquanto o administrador na sede tem visão de todos os projetos de todas as unidades.

Os projetos também podem ser vinculados ao centro de custos correspondente via Classificação Financeira, assim, despesas aprovadas dentro de um projeto já saem automaticamente da conta do centro de custos correto, sem rateios manuais.

Para OSCs que precisam demonstrar atividades por unidade em relatórios de parceiros, editais, MROSC, fundações privadas, o módulo Projetos gera um relatório próprio por projeto com metas, tarefas e beneficiários envolvidos. Cada unidade tem sua prestação de contas de atividades separada, com dados que não se misturam com os das outras unidades.

Pilar 3 – Permissões de Usuário: cada perfil vê o que precisa

A camada que une os dois pilares anteriores é o controle de acesso por usuário. Em Sistema → Usuários, ao criar ou editar o cadastro de um colaborador, é possível vincular diretamente quais Projetos, quais Centros de Custos e quais Contas Bancárias aquele usuário pode acessar e com qual nível de permissão: Leitura ou Completa.

Além disso, em Sistema → Usuários → Classe (Tipos de Usuários), é possível configurar permissões no nível dos módulos: quais telas o usuário pode ver, quais ações pode executar (cadastrar, editar, excluir, exportar) dentro de cada módulo do sistema. Uma coordenadora de núcleo pode ter acesso completo ao financeiro da sua unidade mas apenas leitura no módulo Projetos, por exemplo.

O resultado prático é que o sistema adapta automaticamente o que cada usuário vê ao fazer login. A diretora da sede vê o consolidado de todas as unidades. A coordenadora do Núcleo Porto Alegre vê apenas os dados do seu núcleo. A equipe de atendimento vê apenas o módulo de beneficiários e a agenda da unidade deles. Sem compartilhar dados entre unidades, sem confusão de quem vê o quê.

Como configurar a estrutura de múltiplas unidades no HYB: passo a passo

A configuração completa segue uma sequência lógica que parte da estrutura organizacional e vai até os acessos individuais.

Passo 1 — Mapeie as unidades. Defina claramente quais são as múltiplas unidades da entidade e como elas se relacionam: qual é a sede, quais são os núcleos, como cada uma está estruturada financeiramente. Esse mapa vai orientar todos os cadastros seguintes.

Passo 2 — Crie um Centro de Custos por unidade. Acesse Financeiro → Configurações → Centro de Custos e cadastre cada unidade com um código e nome claros. Na aba Classificação Financeira, selecione quais categorias de receita e despesa se aplicam a cada unidade.

Passo 3 — Configure os Projetos por unidade. Para cada unidade, crie ou organize os projetos correspondentes no módulo Projetos. Vincule cada projeto ao centro de custos correto via Classificação Financeira e defina o gerente responsável por cada um.

Passo 4 — Defina as Classes de Usuário. Em Sistema → Usuários → Classe, crie um perfil para cada nível de acesso: Administrador (acesso total), Coordenador de Unidade (acesso à sua unidade), Equipe Operacional (acesso apenas aos módulos de atendimento e cadastros). Configure as permissões por módulo para cada classe.

Passo 5 — Cadastre e configure os usuários. Para cada colaborador, selecione a classe correspondente e vincule explicitamente quais projetos, centros de custos e contas bancárias aquele usuário pode acessar. Essa vinculação define o que aparece no dashboard e nos relatórios de cada pessoa.

Controle de Acesso – HYB para múltiplas unidades

Quais relatórios ficam disponíveis por unidade

Depois que a estrutura está configurada, os relatórios passam a funcionar como ferramenta de gestão, não apenas de registro. Os principais disponíveis por unidade:

Financeiro por Centro de Custos: em Financeiro → Relatórios, filtre por centro de custos para ver receitas, despesas, saldo e fluxo de caixa de cada unidade individualmente, ou de todas múltiplas unidades consolidadas. Permite comparar o desempenho financeiro entre unidades no mesmo período.

Dashboard de Projetos: em Projetos → Dashboard, acompanhe saldos de entrada e saída por projeto, o fluxo de caixa de cada iniciativa e o status das metas. Para coordenadores com acesso restrito, o dashboard mostra apenas os projetos da sua unidade.

Relatório de Projetos: em Projetos → Relatórios, gere um relatório completo por projeto com descrição, metas, tarefas e beneficiários, útil para prestações de contas de cada unidade individualmente.

Relatório de Doações por Unidade: combinando o filtro de centro de custos com o relatório de doações, é possível ver quanto cada unidade captou num período, separando o que foi arrecadado pela sede e o que veio de cada núcleo.

Checklist: o que configurar antes de ativar a gestão de múltiplas unidades