Doação de bens e serviços: como sua OSC registra o que não é dinheiro

Doação de bens e serviços é tudo o que sua OSC recebe sem que entre dinheiro no caixa: cestas básicas, computadores, um veículo, as horas de um voluntário ou o serviço gratuito de um escritório de contabilidade. Mesmo sem passar pela conta bancária, essas entradas têm valor e precisam ser registradas.

Na prática, muitas organizações deixam esse registro de lado. O problema aparece na prestação de contas: o patrimônio não bate, o estoque não tem origem documentada e o trabalho voluntário, que sustentou boa parte das atividades, não aparece em nenhum relatório.

A seguir, você confere o que conta como doação não financeira, quais documentos guardar em cada caso, como dar valor ao que foi recebido e como tudo isso chega à contabilidade e à prestação de contas.

O que conta como doação de bens e serviços?

Doação de bens e serviços é a transferência gratuita de algo que não é dinheiro, sem que o doador receba nada em troca. Ela costuma chegar à OSC em quatro formas:

• Bens de consumo: alimentos, roupas, produtos de higiene, material escolar. São usados ou repassados aos beneficiários em pouco tempo.
• Bens permanentes: computadores, móveis, equipamentos, veículos e imóveis. Ficam com a organização por anos.
• Bens para venda: itens recebidos para bazar ou brechó, que viram receita quando são vendidos.
• Serviços: o trabalho de voluntários e o serviço gratuito prestado por empresas, como assessoria jurídica, contábil ou de comunicação.

Algumas situações parecem doação, mas não são. Se a empresa exige exposição da marca como condição para doar, a relação passa a ser de patrocínio, com outras regras. Se o “doador” espera receber um produto ou serviço em troca, é prestação de serviço. E um bem emprestado, como uma sala cedida ou um veículo usado por um período, continua pertencendo ao dono: é empréstimo, não doação.

Que documentos guardar em cada doação de bens e serviços?

O documento certo depende do tipo e do valor do que foi doado. Quanto mais valioso o bem, mais formal precisa ser o registro.

Em todos os casos, vale guardar junto ao registro fotos do bem e qualquer documento que ajude a comprovar o valor, como cotações ou a nota fiscal de compra do doador.

Como definir o valor de um bem doado?

O bem doado deve ser registrado pelo valor que ele teria se fosse comprado ou vendido normalmente no mercado, conhecido na contabilidade como valor justo. É o que orienta a ITG 2002 (R1), norma do Conselho Federal de Contabilidade para entidades sem fins lucrativos. Registrar uma doação por um valor simbólico, como R$ 1,00, pode distorcer o patrimônio da organização e não refletir o apoio realmente recebido.

Para chegar a esse valor, use a referência mais confiável que tiver:

1. Nota fiscal do doador: serve bem para itens novos ou comprados há pouco tempo.
2. Cotação de mercado: o preço de itens equivalentes, em lojas ou sites, para bens sem nota.
3. Laudo ou tabela de referência: para imóveis, veículos e equipamentos de alto valor. No caso de veículos, a tabela FIPE é a referência mais usada.

Bens usados valem menos que novos, então o estado de conservação entra na conta. Para serviços, a lógica é a mesma: o valor é quanto a OSC pagaria para contratar aquele trabalho no mercado.

Qualquer que seja o critério, registre como chegou ao número. Uma anotação simples, com a fonte e a data da cotação, já evita questionamentos na prestação de contas.

Como a doação de bens e serviços entra na contabilidade?

Mesmo sem dinheiro, a doação de bens e serviços entra na contabilidade como receita da OSC, pelo valor definido na etapa anterior. O que muda é para onde o bem vai depois:

Quando o doador define uma finalidade, como “estes computadores são para o projeto de inclusão digital”, a doação precisa ser registrada em contas separadas. Assim a OSC consegue demonstrar depois que o bem foi usado no que foi combinado.

Embora os registros contábeis sejam realizados pelo contador, a OSC precisa manter organizadas as informações de cada doação, incluindo os documentos, o valor atribuído (e como ele foi definido) e a finalidade. Isso garante que os registros sejam feitos corretamente e facilita a prestação de contas.

Serviço doado é sempre trabalho voluntário?

Não. Pela Lei do Voluntariado, trabalho voluntário é a atividade não remunerada prestada por pessoa física. Quando quem doa o serviço é uma empresa, a situação é outra.

Nos dois casos, o serviço recebido deve aparecer na contabilidade pelo valor de mercado. A ITG 2002 (R1) determina isso de forma expressa para o trabalho voluntário. Para o serviço de empresa, a norma não traz regra própria, então vale combinar com o contador o critério e descrevê-lo nas notas explicativas.

Como mostrar doações não financeiras na prestação de contas?

As doações não financeiras aparecem em dois lugares: nas demonstrações contábeis e nos relatórios para doadores e parceiros.

Nas demonstrações contábeis, a ITG 2002 (R1) pede que os serviços voluntários recebidos apareçam em destaque no resultado. As notas explicativas também precisam explicar os critérios usados para registrar doações e quais recursos têm finalidade definida pelo doador. Na prática, é ali que a OSC conta como avaliou os bens e o trabalho recebidos.

Já nos relatórios para doadores, investidores sociais, parceiros e órgãos financiadores, a pergunta costuma ser simples: o que foi recebido, de quem, quando entrou na organização e como foi utilizado. Para responder sem retrabalho, a OSC precisa ter cada doação registrada com doador, data, itens, quantidades e valor desde a entrada.

Isso também vale para quem doou. Uma empresa que entrega computadores quer saber se eles chegaram ao projeto prometido, e um relatório claro é o que faz essa empresa doar de novo.

Como registrar doações de bens no HYB?

No HYB, a doação de bens tem um registro próprio, separado das doações em dinheiro. Em Doações > Doação Material, cada entrada reúne as informações que a contabilidade e a prestação de contas vão pedir depois:

• Doador vinculado ao cadastro: o histórico de cada apoiador fica num só lugar. Se for alguém novo, o cadastro é feito na própria tela.
• Data de emissão e data de entrada: o registro mostra quando o documento foi emitido e quando o bem chegou de fato.
• Itens com estoque, quantidade e valor: cada item é lançado com o valor definido pela OSC, e o sistema soma o total em bens da doação. Doações recorrentes de um mesmo conjunto, como cestas básicas, podem ser lançadas de uma vez pelo Kit de Bens.
• Detalhamento do lançamento: campos como estado de conservação, validade e vínculo a um projeto ajudam a justificar o valor e a separar doações com finalidade definida.
• Observações: espaço para o número do termo de doação ou a origem do valor.

Na hora de prestar contas, Doações > Relatórios mostra os produtos mais doados e os maiores doadores por período, com exportação em PDF e Excel.

Para o trabalho voluntário, o HYB tem o cadastro de Voluntários, onde a OSC registra as atividades e o histórico de cada pessoa. Esse registro serve de base para o contador atribuir o valor do trabalho na contabilidade.

Perguntas frequentes sobre doação de bens e serviços

Toda doação de bens precisa de termo de doação?

Não. Bens de pequeno valor entregues na hora podem ser registrados só com recibo. Bens de valor relevante, doações com finalidade definida e veículos pedem termo de doação. Imóveis exigem escritura e registro em cartório.

Posso registrar uma doação por valor simbólico?

Não. A ITG 2002 (R1) orienta registrar pelo valor de mercado. Use nota fiscal, cotação ou laudo, e anote como chegou ao número.

Trabalho voluntário precisa entrar na contabilidade?

Sim. A ITG 2002 (R1) determina que o trabalho voluntário seja registrado pelo valor de mercado do serviço, inclusive o de diretores que atuam sem remuneração.

A OSC paga imposto ao receber uma doação de bens?

Pode haver incidência de ITCMD, imposto estadual sobre doações. As regras variam conforme o estado e o tipo de organização. Por isso, ao receber bens de valor mais elevado, vale consultar a contabilidade da OSC ou a Secretaria da Fazenda do estado para verificar eventuais obrigações.

A OSC pode recusar uma doação?

Pode. Bens com dívidas, custo de manutenção alto, origem duvidosa ou sem relação com a missão podem trazer mais problema do que ajuda. Uma política interna de aceite de doações ajuda a equipe a decidir.