Como realizar um orçamento na prática para sua entidade

O orçamento é uma ferramenta de gestão essencial para a tomada de decisões e acompanhamento das atividades da entidade. Em termos simples, trata-se de projetar receitas e despesas, mês a mês até o final do ano. Para projetar é preciso conhecer a realidade e funcionamento da entidade e seu histórico financeiro. Sua elaboração é importante para que seja garantido que haverá dinheiro suficiente para as atividades projetadas para o ano, diante dos custos fixos que a instituição possui. Para que se reduza chances de surpresas desagradáveis logo ali na frente. Por tudo isso que o orçamento é fundamental para que a entidade tenha sucesso em suas atividades.

Assertividade no orçamento

Como se tratam de projeções futuras (previsão) raramente as receitas e despesas previstas serão iguais as que efetivamente forem realizadas. Entretanto, quanto mais assertivo o orçamento for mais próximo disso se chegará. Então, para elaborar um orçamento certeiro o fator mais importante é basear-se em dados históricos. Fatos ocorridos no passado que permitem um mínimo de previsibilidade. Esses dados podem ser buscados da contabilidade ou ainda dos registros de fluxo de caixa da entidade. Lá estarão registradas despesas de custeio como folha de pagamento, infraestrutura, compras e receita com vendas e serviços. Mas atenção, tenha muito cuidado com os recursos vinculados, aqueles que possuem um projeto, subvenção ou parceria normalmente atrelados ao poder público. O ideal é que, nesses casos, se realize um orçamento separado para cada um deles, para facilitar o entendimento e prestação de contas depois. Mas as mesmas premissas podem ser utilizadas nesses casos.

Quais os riscos de não fazer um orçamento?

Quando não se tem um plano, qualquer direção serve. Você já deve ter escutado essa frase antes, e ela representa exatamente o que vai acontecer se não fizer um orçamento, por mais básico que ele seja. Se não se tem ideia da arrecadação da entidade e também de seus gastos de custeio normais, provavelmente os líderes estarão trabalhando às cegas ou por “achismos”. A grande maioria das entidades quando perguntadas do porquê de não elaborarem um orçamento têm quase sempre as mesmas respostas: é muito trabalhoso; não temos pessoal; estamos reestruturando equipes; ou ainda, não sabemos fazer. Veja alguns dos problemas que podem ser gerados ao não se ter um orçamento:

• Gastar mais do que se arrecada
• Gastar de forma ineficaz
• Não atender ao objetivo social
• Desordem e atraso em pagamentos
• Fechamento por insolvência financeira

Com certeza existem outros problemas, como por exemplo na execução de um projeto, onde a entidade acaba gastando a verba em despesas que são de custeio ou gastos não previstos no projeto, tendo que ao final, na prestação de contas, que devolver dinheiro. Isso acontece com muito mais frequência do que se pensa, por puro desconhecimento dos líderes e por falta de gestão adequada. Esses problemas gerados, com certeza já levaram ao encerramento de diversas organizações sociais, infelizmente. Então, para não deixar que isso aconteça com as entidades, você confere a seguir um passo a passo simples para que fique claro como elaborar na prática um orçamento anual.

Como elaborar um orçamento em apenas 2 passos

Agora que ficou entendido a importância e os riscos de não se fazer um orçamento e onde coletar os dados necessários, pode-se abordar na prática como montar. Por isso, foi elaborado um modelo em excel, que poderá facilitar todo seu trabalho, apenas seguindo os passos.

Passo #1 – Criar a classificação

No excel, na primeira coluna você deverá ajustar as categorias, ou seja, a classificação financeira conforme a realidade da entidade. Elas traduzem os tipos de receita e despesas que existem. Pode-se agrupar em subníveis para maior detalhamento tanto receitas como despesas. Veja um exemplo abaixo, como na planilha, para melhor entendimento:

O tamanho de sua classificação vai depender do nível de detalhamento desejado. Tenha cuidado para não deixar tão extenso que não consiga entender ou acompanhar. O segredo é encontrar o equilíbrio e tentar representar o que é mais importante dentro da sua realidade. Os projetos, subvenções ou parcerias podem ter classificações separadas para um controle mais rigoroso. Para orçamentos mais rebuscados, pode-se incluir, além de receitas e despesas, os investimentos.

Passo #2 – Adicionado a Previsão Mensal

Seguindo no excel, da segunda coluna até a décima terceira coluna estão representados os meses do ano, Jan, Fev, Mar, até Dez. Ou seja, essas colunas irão registrar de forma mensal as receitas e despesas previstas em cada categoria ou classificação. Veja a imagem abaixo:

Agora a planilha está pronta para receber os valores previstos para cada classificação financeira. Muita atenção aqui: para chegar aos números, deve haver algum embasamento, como os registros financeiros anteriores da instituição e não por “achismo”. Pode-se buscar também dados junto a contabilidade dos anos anteriores. Algumas dicas: sempre trabalhar com uma margem de segurança e atualizar a inflação.

Juntando os meses do ano, tem-se uma visão macro e é possível  identificar com facilidade se as receitas e despesas estão equilibradas, mês a mês. Ou seja, se na condição atual irá sobrar dinheiro ao final do mês, quiçá final do ano. Veja a imagem abaixo da planilha preenchida.

Realizado o segundo passo você já fez mais que muitas entidades. Se os dados possuírem um bom embasamento seu orçamento será provavelmente muito assertivo. Agora pode-se evoluir e melhorar a planilha.

Evoluindo a planilha

Agora, se achar necessário pode evoluir a planilha, incluindo fórmulas (somatórios) para as despesas e receitas, novas colunas para comparação com o realizado (previsto x realizado) e para apuração do resultado (saldo). Caso sinta-se confortável pode evoluir a gráficos. Esse incremento na planilha é uma etapa extra, não estritamente necessária, pois o mais importante aqui é manter uma visão gerencial e macro sobre as finanças da entidade.

Importância de respeitar o orçamento

Uma vez finalizado o orçamento ele deve ser aprovado pelo conselho da entidade ou pelas pessoas responsáveis. Importante também sempre ter a presença e opinião do contador para que ele auxilie em dúvidas e dê dicas valiosas. Após aprovado, está na hora de acompanhar a sua execução. Daí vem a importância de ter um bom controle interno, para que toda e qualquer movimentação financeira seja devidamente registrada, classificada e somada ao orçamento realizado. Assim, pode-se comparar aquilo que foi proposto (previsto) com o que foi executado (realizado), dando origem ao saldo comparativo. O saldo vai dizer se passou (extrapolou orçamento) ou ainda têm “gordura para queimar”.

Desrespeitar o orçamento aprovado pode ser muito perigoso. Primeiro, porque pode levar a um descontrole das contas levando a um rumo incerto e até mesmo ao fechamento da instituição. Segundo, pelo fato de que o orçamento sempre é construído com um propósito alinhado com os objetivos sociais da entidade. Essa alteração de “prioridades” pode ser danosa e desvirtuar os benefícios trazidos aos seus beneficiários.

Então, toda e qualquer alteração no orçamento, deveria ser reavaliada pela comissão e aprovada pelos integrantes responsáveis pela entidade, com as devidas justificativas e objetivos para tal alteração. Para que assim, no futuro, possa haver segurança financeira para entidade e para tomar os rumos certos.

Orçamento pode mudar?

Por vezes, é necessário alterar o orçamento inicial, por situações diversas e muitas vezes imprevisíveis. Logo, esse orçamento precisa passar por ajustes, seja no encolhimento de gastos ou na expansão nos investimentos. Tudo isso, para ser mais aderente a essa nova realidade.

Ao alterar um orçamento é preciso ter alguns cuidados. O ideal é que, uma vez definido o orçamento, ele passe pela aprovação dos membros do conselho fiscal, incluindo o contador. Uma vez identificada qualquer necessidade de alteração, seja por um gasto extra ou uma nova necessidade, deve-se apresentar esse novo orçamento ao conselho fiscal para novamente aprovar a alteração. Ou seja, toda e qualquer alteração, deve passar pelo crivo dos líderes da entidade. Muito importante também, é justificar o porquê das modificações serem necessárias. Tendo tudo documentado, todos ficam cientes e não há surpresas ou desconforto.

Assim, o orçamento pode e deve mudar sempre que houver real necessidade e motivos fortes para isso, sendo muito importante documentar. Mas atenção, é sempre importante respeitar os limites definidos, principalmente das despesas. Não se deve extrapolar os gastos em cada uma das categorias, para que seja preservado ao máximo o objetivo social da entidade. Outro cuidado que deve-se ter: mudanças muito seguidas no orçamento podem significar um mal planejamento inicial, ou seja, falha ao buscar e entender o histórico financeiro da entidade ao propor o orçamento atual.

Tecnologia para auxiliar no processo

Nesse assunto do orçamento, a tecnologia pode proporcionar uma economia grandiosa de tempo. Ao registrar o orçamento dentro de um software, por exemplo, é possível acompanhar em tempo real a previsão inicial com o que foi realizado até então. Tudo isso em tempo real, enquanto as receitas e despesas forem sendo lançadas no sistema. É possível também visualizar gráficos e realizar simulações para observar se ao final do mês tudo estará dentro dos conformes. Os sistemas informatizados possibilitam um acesso centralizado a esses dados, afinal de suma importância, de qualquer local e para todos os líderes interessados na situação financeira.

Sistemas especializados no terceiro setor, como o Software HYB, vão além permitindo ao gestor segregar/dividir as despesas entre projetos, inclusive com total integração contábil, para um completo alinhamento entre o financeiro da instituição e o contador. Independentemente do sistema contábil usado pelo contador ele pode acessar esses dados conciliados e exportar para seu sistema lhe economizando uma quantia considerável de tempo evitando redigitação, tudo isso já alinhado com seu plano de contas e com as particularidades da contabilidade no terceiro setor. Isso possibilita à ONG uma profissionalização da gestão e aderência a níveis mais altos de compliance, cada vez mais exigidos no terceiro setor.